La metodología GTD, insta a la creación de listas de tareas específicas para cada contexto, por ejemplo, una lista de llamadas telefónicas pendientes, otra lista de email que hay que enviar o responder, y así sucesivamente; también sugiere que cualquier nueva tarea que pueda ser completada en menos de dos minutos debería ser hecha inmediatamente.
La psicología de GTD se basa en hacer fácil el almacenamiento, seguimiento y revisión de toda la información relacionada con las cosas que necesitas hacer, ya que muchos de los bloqueos mentales en los que nos encontramos a la hora de completar ciertas tareas, vienen dados por una planificación insuficiente.
Su creador David Allen, también sostiene que nuestro “sistema de recordatorios interno”, es decir, nuestra memoria, es considerablemente ineficiente y rara vez nos acordamos de lo que necesitamos hacer en el momento y en el lugar en el que podemos hacerlo; por tanto, las “acciones próximas” almacenadas según el contexto en un “sistema confiable externo” actúan como soporte que nos asegura que lo recordaremos en el momento y lugar adecuados para su realización.
Los principios esenciales de GTD son los siguientes:
1. Recopilar
Depositar en “cubos” externos, todo aquello que necesitemos recordar, realizar o darle seguimiento. Allen se refiere a los correos electrónicos, grabadoras, libretas de notas, dispositivos móviles y agendas como simples “cestas” o “cubos” de almacenamiento. El objetivo es “sacar” todo de nuestra mente y recogerlo en alguno de estos elementos de almacenamiento para luego procesarlos. Tras el procesamiento, todos los “cubos” deberían vaciarse al menos una vez por semana.
2. Procesar
Cuando estés procesando tu “cubo”, deberías seguir estrictamente este orden:
- Empezar siempre por el principio.
- No procesar más de un elemento a la vez.
- No enviar de vuelta al “cubo” ningún elemento.
- Si un elemento requiere de una acción para ser realizado:
- Si lleva menos de dos minutos, hazlo.
- Si no es tu tarea, delégalo adecuadamente.
- Posponlo.
- Si un elemento no requiere una acción:
- Archívalo como referencia.
- Deséchalo si no es procedente.
- Déjalo en cuarentena si no puedes llevarlo a cabo en ese momento.
- Si no lo puedes delegar adecuadamente, informa que está para revisarlo por el área correspondiente
Regla de los dos minutos: “Si una tarea requiere menos de dos minutos, hazla inmediatamente”. “Dos minutos” es una cifra orientadora, considerando que ese es también aproximadamente el tiempo que en cualquier caso habría que invertir para posponerla.
3. Organizar
Allen describe el conjunto de listas sugeridas que puedes usar para mantener un seguimiento de los elementos que esperan ser atendidos:
Acciones próximas: Para todo elemento que requiere tu atención, decide cuál es la próxima acción que es necesaria tomar para llevarlo a cabo. Por ejemplo, si el elemento significa “Escribir un informe del proyecto”, la acción próxima puede ser “Escribir a Ana para reunirnos unos minutos” o “Llamar a Juan para preguntarle los requisitos del informe” o algo por el estilo.
- Proyectos: Toda tarea inconclusa en tu vida o trabajo que requiere más de una acción para ser realizada se considera un “proyecto”, estas acciones deben ser revisadas periódicamente para asegurar que todo proyecto tiene una próxima acción asociada a él y que puede ser llevada a cabo.
- En espera: Cuando tú has delegado una acción en alguien o estás esperando un evento externo antes de continuar trabajando en un proyecto debe ser registrado en tu sistema y comprobado periódicamente para ver si existe alguna acción adecuada o hay algún recordatorio que necesite ser enviado.
- Algún día/Quizá: Se trata de cosas que quieres hacer pero actualmente no es posible, un ejemplo podría ser “aprender inglés” o “tomarse unas vacaciones para hacer buceo”
Un calendario también es algo importante para llevar un seguimiento de tus citas y compromisos; sin embargo, Allen recomienda específicamente que el calendario se reserve para lo que él denomina “paisaje yermo”: cosas que se deben hacer obligatoriamente en un plazo específico, o reuniones y citas que han sido fijadas en un momento en particular.
La sugerencia de Allen es que mantengas un único sistema recordatorio ordenado alfabéticamente para hacer tan rápido y fácil como sea posible el hecho de almacenar y buscar la información que necesitas.
4. Revisar
Las listas de acciones y recordatorios serán completamente inútiles si no las revisamos al menos diariamente o siempre que tengamos un momento libre. Dado el tiempo, la energía y los recursos que tenemos en un momento en particular, se debe decidir cuál es el elemento más importante que debe ser llevado a cabo en ese preciso momento y hacerlo.
Si te domina la pereza, puede que termines siempre las tareas fáciles y dejes sin hacer las difíciles, para resolver esto, tienes que escoger la acción según el orden en el que están contenidas en las listas tal y como las procesaste desde el inicio.
La disciplina GTD requiere que se revisen al menos semanalmente todas las acciones destacadas, proyectos e ítems “en espera”, asegurándose de que todas las tareas nuevas o eventos venideros están incluidos en el sistema y que está actualizado.
5. Hacer
Cualquier sistema de organización no es bueno si gastamos mucho tiempo en organizar las tareas en lugar de hacerlas. David Allen afirma que si simplificas el proceso de organización, estarás menos predispuesto a la pereza o a la saturación con un gran número de tareas abiertas.
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