Los presupuestos son herramientas de planeación y control.
Cuando se formula un presupuesto, este es una herramienta de planeación, porque indica cuáles actividades laborales son importantes y qué y cuántos recursos deben asignarse a esas actividades, pero los presupuestos también se usan como controles porque proporcionan a los administradores estándares cuantitativos contra los cuales medir y comparar el consumo de recursos.
La preparación de presupuestos
Es la formulación de planes para futuro en términos numéricos. Como tales, los presupuestos son declaraciones de resultados anticipados, ya sea en términos financieros o no.
Ventajas
- Indica con anticipación las metas y entrega expectativas definidas, las que servirán de escenario de referencia para la acción siguiente.
- Forza a planear las actividades a realizar en relación con los planes y objetivos generales.
- Controla el uso de los recursos, para tener el menor desperdicio posible.
- Ayuda a la coordinación y cooperación de las personas, de manera que los objetivos de la empresa armonicen con los de sus partes.
- Detecta con anticipación las necesidades financieras, para conseguirlas oportunamente y a tiempo.
Peligros en el uso de los presupuestos
- Algunos programas de control presupuestal son tan completos y detallados que se vuelven engorrosos, carentes de significado e indebidamente costosos.
- Además, el control presupuestal se llega usar con las motivaciones incorrectas.
- Muchas veces los administradores dicen: “es una buena idea, pero no está en mi presupuesto”.
- Los presupuestos también controlan cosas indebidas. Miden los insumos pero ignoran ciertos resultados, como calidad del producto o satisfacción de los clientes.
- Los administradores toman decisiones erróneas para ajustarse al presupuesto, en especial si hay incentivos para no salirse de ese marco.
