El Presupuesto como un instrumento de control

Los presupuestos son herramientas de planeación y control. 

Cuando se formula un presupuesto, este es una herramienta de planeación, porque indica cuáles actividades laborales son importantes y qué y cuántos recursos deben asignarse a esas actividades, pero los presupuestos también se usan como controles porque proporcionan a los administradores estándares cuantitativos contra los cuales medir y comparar el consumo de recursos.

La preparación de presupuestos

Es la formulación de planes para futuro en términos numéricos. Como tales, los presupuestos son declaraciones de resultados anticipados, ya sea en términos financieros o no.

Ventajas

• Indica con anticipación las metas y entrega expectativas definidas, las que servirán de escenario de referencia para la acción siguiente.
• Forza a planear las actividades a realizar en relación con los planes y objetivos generales.
• Controla el uso de los recursos, para tener el menor desperdicio posible.
• Ayuda a la coordinación y cooperación de las personas, de manera que los objetivos de la empresa armonicen con los de sus partes.
• Detecta con anticipación las necesidades financieras, para conseguirlas oportunamente y a tiempo.

Peligros en el uso de los presupuestos 

• Algunos programas de control presupuestal son tan completos y detallados que se vuelven engorrosos, carentes de significado e indebidamente costosos.
• Además, el control presupuestal se llega usar con las motivaciones incorrectas. 

• Muchas veces los administradores dicen: “es una buena idea, pero no está en mi presupuesto”.
• Los presupuestos también controlan cosas indebidas. Miden los insumos pero ignoran ciertos resultados, como calidad del producto o satisfacción de los clientes.
• Los administradores toman decisiones erróneas para ajustarse al presupuesto, en especial si hay incentivos para no salirse de ese marco.

Metodología para elaborar un presupuesto

Elaboración del Presupuesto de Ventas:

Para la elaboración del Presupuesto de Ventas se utiliza los datos del Pronóstico de Ventas en unidades y el precio de venta de cada producto.

Se utilizará la siguiente fórmula:

Total de ventas= Unidades a vender de cada producto x precio de ventas de cada producto

Elaboración del Presupuesto de Producción:

Para la elaboración de este Presupuesto se toma en Cuenta 3 aspectos: 

• Inventario inicial 
• Inventario Final deseado 
• Unidades por vender

Se utilizará la siguiente fórmula:

Total a producir = Unidades a vender + Inventario Final deseado - Inventario Inicial

Elaboración de Presupuesto de Uso de Materias Primas:

En este caso, se utiliza la cantidad de materia prima que se necesita para producir una unidad y el total de unidades que se van a producir.

Para este caso utilizará la siguiente fórmula:

Materia prima requerida = Unidades a producir × Cantidad unitaria del componente

Elaboración del Presupuesto de Compra de Materias Primas:

Para la elaboración de este Presupuesto se tomarán en Cuenta 3 aspectos:

• Inventario inicial de Materia prima 
• Inventario Final deseado de Materia prima 
• Uso de Materias Primas en la Producción.

Se utilizará la siguiente fórmula:

Total a comprar = Uso de Materia + Inventario Final deseado de Materia Prima- Inventario Inicial de Materia Prima

Elaboración del Presupuesto de Mano de Obra:

Para elaborar este Presupuesto se considera los siguientes datos:

• La cantidad de tiempo que se tardan en producir una unidad 
• La cantidad de unidades que se van a producir, esto de acuerdo al Presupuesto de Producción.

Se utilizará la siguiente fórmula:

Total de horas de mano de obra = Tiempo unitario × Unidades a producir

Una vez obtenido el tiempo total que se requiere para producir un tipo producto, se va a multiplicar por el costo de la hora de mano de obra utilizando la fórmula:

Costo de mano de obra = Total de horas de mano de obra × Costo de la hora mano de obra

Elaboración del Presupuesto de Gastos Indirectos de Fabricación:

Para realizar este Presupuesto se requiere la suma de todos los Gastos Indirectos de fabricación en que se incurra.

Elaboración del Presupuesto de Inventarios:

En este Presupuesto se determinará el Costo unitario de cada producto. Para lo cual se tomarán en cuenta 3 cantidades:

• Costo de materia prima unitario 
• Costo de mano de obra unitario 
• Gastos indirectos de fabricación unitarios.

Utilizaremos la siguiente fórmula: 

Costo unitario = Costo materia prima + Costo mano de obra + Gasto indirecto

Referencias Bibliográficas

• Robbins, Stephen y Coulter, Mary. (2009). Administración (10 ed.). México: Pearson. 
• Koontz, Harold y Weihrich, Heinz. (2007). Elementos de administración: Un enfoque internacional (7 ed.). México: McGraw-Hill 
• Sullivan, Arthur; Steven M. Sheffrin (2007). Economics: Principles in action. EEUU: Pearson Prentice Hall.